Künstliche Intelligenz automatisiert bei uns Prozesse — sicher, nachvollziehbar und in Deutschland. Auf dieser Seite dokumentieren wir, welche KI-Systeme wir einsetzen, wer die Verantwortung trägt und wie wir die Transparenzpflichten der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 umsetzen.
Im Produktivbetrieb von smart!bAV und weiteren Anwendungen laufen ausschließlich lokale KI-Modelle auf unserer eigenen Hardware im TÜV-NORD-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
Der KI-Einsatz ist durch eine verbindliche KI-Richtlinie geregelt — mit benanntem KI-Beauftragten, definierten Rollen und Berichtsweg zum Vorstand.
KI-gestützte Interaktionen und KI-generierte Inhalte kennzeichnen wir gemäß Art. 50 KI-VO — klar erkennbar und barrierefrei.
Alle KI-Systeme durchlaufen vor dem Einsatz eine Risikobewertung und werden mindestens halbjährlich überprüft. Unsere Mitarbeitenden werden gemäß Art. 4 KI-VO geschult.
Für den KI-gestützten Betrieb unserer Plattformen werden keine Daten zur Verarbeitung an externe KI-Anbieter übermittelt. Die eingesetzten Modelle wechseln mit dem Stand der Technik — unverändert bleibt: Sie laufen auf unserer Hardware, in Deutschland, unter unserer Kontrolle.
Der größte Teil unserer Prozessautomatisierung kommt ohne Künstliche Intelligenz aus — und das ist Absicht. Berechnungen, Fristenläufe, Workflows und Schnittstellen basieren auf regelbasierter, deterministischer Logik: Gleiche Eingabe, gleiches Ergebnis — jederzeit nachvollziehbar, prüfbar und reproduzierbar. Gerade in der bAV-Administration, wo Ergebnisse revisionssicher und über Jahrzehnte konsistent sein müssen, ist das die richtige Grundlage.
KI setzen wir gezielt dort ein, wo sie echten Mehrwert bringt — etwa bei der Verarbeitung unstrukturierter Informationen. Nicht, weil es gerade alle tun.
Rechenlogik, Fristen, Workflows, Schnittstellen — deterministisch und auditierbar. Solche Systeme sind keine KI-Systeme im Sinne des Art. 3 Nr. 1 KI-VO und unterliegen unverändert unseren Qualitäts-, Sicherheits- und Datenschutzstandards (ISO 27001, BSI-Grundschutz, TOMs).
Wo KI zum Einsatz kommt, gilt die auf dieser Seite dokumentierte Governance: Risikobewertung vor dem Einsatz, Registereintrag, Kennzeichnung nach Art. 50 KI-VO und lokaler Betrieb auf eigener Hardware.
Gesamtverantwortung für den KI-Einsatz und Freigabe der KI-Richtlinie — verbindlich für alle Gesellschaften der Unternehmensgruppe, einschließlich der smart!Cloud Services AG.
Steve Kwee, Vorstand — verantwortlich für Risikobewertung, KI-Systemregister, Schulungsprogramm und die halbjährliche Überprüfung. Kontakt: ki@it-warehouse.de
Dietmar Niehaus, IDD Institut für Datenschutz und Datensicherheit, Anne-Conway-Straße 1, 28359 Bremen — prüft alle KI-Einsätze mit Bezug zu personenbezogenen Daten.
Absicherung der KI-Systeme im Rahmen unseres Informationssicherheitsmanagements — vom zertifizierten Rechenzentrum bis zur Zugriffskontrolle.
Wir führen ein internes Register aller eingesetzten KI-Systeme mit Risikobewertung nach KI-VO. Regelbasierte Automatisierung ohne KI ist hier bewusst nicht aufgeführt — sie ist kein KI-System im Sinne der Verordnung. Der folgende Auszug zeigt die wesentlichen KI-Einsatzbereiche:
| Einsatzbereich | Modelle & Infrastruktur | Risikoklasse KI-VO | Transparenzmaßnahmen |
|---|---|---|---|
| Prozessautomatisierung in der bAV-Administration (smart!bAV und weitere Anwendungen) | Lokale KI-Modelle, die je nach Stand der Technik aktualisiert werden. Betrieb ausschließlich auf eigener Hardware im TÜV-NORD-zertifizierten Rechenzentrum (TSI Level 4, EN 50600 VK 3). Keine Datenübermittlung an externe KI-Anbieter. | Begrenztes Risiko | Kennzeichnung KI-gestützter Interaktionen und Inhalte in der Anwendung; maschinenlesbare Markierung synthetischer Inhalte; menschliche Kontrolle bei Einzelfallentscheidungen |
| Softwareentwicklung | Claude (Anthropic) mit Unternehmenslizenz — als Entwicklungsassistenz, kein Einsatz im Produktivbetrieb unserer Plattformen | Minimales Risiko | Interne Nutzungsrichtlinie; jeder Programmcode durchläuft unsere regulären Qualitätssicherungs- und Testprozesse |
| Kommunikation & Content-Erstellung | Claude (Anthropic) mit Unternehmenslizenz — Unterstützung bei Texten und Inhalten für Website, Blog und Social Media | Minimales Risiko | Menschliche Prüfung und dokumentierte redaktionelle Verantwortung vor jeder Veröffentlichung (Art. 50 Abs. 4 KI-VO); vollautomatisch erzeugte Inhalte werden gekennzeichnet |
Die KI-Verordnung unterscheidet zwischen Anbietern (die ein KI-System entwickeln und bereitstellen) und Betreibern (die es beruflich einsetzen). Für jeden KI-Kontaktpunkt haben wir dokumentiert, welche Rolle wir einnehmen — und was das für Sie als Kunde bedeutet:
Die IT Warehouse AG steuert die KI-Governance zentral für die gesamte Unternehmensgruppe: KI-Richtlinie, KI-Systemregister, Risikobewertung, Schulungen und Sicherheitsstandards gelten konzernweit für alle Gesellschaften. Die operative Bereitstellung von smart!bAV erfolgt durch die darauf spezialisierte smart!Cloud Services AG, eine 100%ige Tochtergesellschaft der IT Warehouse AG — sie ist auch Ihr Vertragspartner für smart!bAV. Für Sie heißt das: regulatorische Sicherheit aus einer Hand, mit klarem Vertragspartner und einheitlichen Standards. Die Datenschutzorganisation ist für jede Gesellschaft der Gruppe einzeln nach BSI-Grundschutz Baustein 1.5 zertifiziert.
| KI-Kontaktpunkt | Unsere Rolle | Was daraus folgt |
|---|---|---|
| KI-Funktionen in smart!bAV | Anbieter und Betreiber — durch die smart!Cloud Services AG, 100%ige Tochtergesellschaft der IT Warehouse AG und Ihr Vertragspartner für smart!bAV | Sie erhalten regulatorische Sicherheit aus einer Hand: Die konzernweite KI-Richtlinie und die Sicherheitsstandards der Gruppe gelten verbindlich auch für die smart!Cloud Services AG. Wir legen das System so aus, dass die Offenlegung nach Art. 50 KI-VO zur richtigen Zeit erfolgt, und weisen die Umsetzung nach. |
| Einsatz von smart!bAV in Ihrer Kundenkommunikation | Sie als Versicherer, Makler oder Arbeitgeber sind regelmäßig Betreiber | Wir stellen Ihnen die Nachweise bereit, die Sie für Ihre eigenen Betreiberpflichten benötigen: Bestätigung der Kennzeichnungsfunktionen, Registerauszug und auf Wunsch die passende Vertragsanlage (z. B. für DORA-regulierte Häuser). |
| Entwicklungs- und Content-Werkzeuge (Claude, Anthropic) | Betreiber | Nutzung nach interner Richtlinie, geschulte Mitarbeitende (Art. 4 KI-VO), Qualitätssicherung bzw. redaktionelle Prüfung aller Arbeitsergebnisse. |
Gemäß Art. 50 KI-VO informieren wir klar, eindeutig und barrierefrei, wenn Sie mit einem KI-System interagieren oder KI-generierte Inhalte wahrnehmen:
Jeder geplante KI-Einsatz wird beim KI-Beauftragten angemeldet und nach den Risikokategorien der KI-VO klassifiziert; bei Bezug zu personenbezogenen Daten wird der Datenschutzbeauftragte einbezogen.
Der Einsatz erfolgt erst nach dokumentierter Freigabe — einschließlich Rollenklärung (Anbieter/Betreiber), Transparenzmaßnahmen und ggf. vertraglicher Regelungen mit Dienstleistern.
Jedes freigegebene System wird im KI-Systemregister dokumentiert: Zweck, Modelle, Risikoklasse, Verantwortliche, Transparenzmaßnahmen.
Mitarbeitende mit KI-Kontakt werden gemäß Art. 4 KI-VO geschult — beim Onboarding, mindestens jährlich sowie bei wesentlichen Systemänderungen.
Alle KI-Systeme werden mindestens halbjährlich überprüft (Richtlinie, Register, Kennzeichnung). Auffälligkeiten und Vorfälle werden über unseren Incident-Prozess gemeldet und ausgewertet.
Steve Kwee, Vorstand & KI-Beauftragter der IT Warehouse Gruppe
ki@it-warehouse.de
Dietmar Niehaus, IDD Institut für Datenschutz und Datensicherheit
Anne-Conway-Straße 1, 28359 Bremen
Diese Seite dient der Transparenz über unseren KI-Einsatz und wird mindestens halbjährlich überprüft. Maßgeblich für vertragliche Beziehungen sind die jeweils vereinbarten Vertragsdokumente.
