KI in der bAV-Verwaltung: Studienlage, Einsatzfelder und Grenzen

Was die WTW-Umfrage 2025 zeigt

Die belastbarste Zahlenbasis für Deutschland ist die Umfrage „Künstliche Intelligenz in der bAV-Administration 2025“ der Beratungsgesellschaft WTW. Befragt wurden im September und Oktober 2025 34 bAV-Verantwortliche aus 24 Unternehmen und elf Branchen, die zusammen mehr als 2,2 Millionen Beschäftigte und Rentner betreuen. Veröffentlicht wurden die Ergebnisse am 4. Dezember 2025.

Zur Einordnung: Die Stichprobe ist klein und besteht überwiegend aus größeren Unternehmen. Die Zahlen zeigen eine Richtung, keinen Marktdurchschnitt. „Nutzen oder prüfen“ schließt zudem Pilotprojekte ein.

Eine frühere WTW-Veröffentlichung vom Oktober 2024 hatte gefragt, welche Einsatzfelder Unternehmen für relevant halten: drei Viertel nannten Reporting und Datenanalyse, 63 % Wissensmanagement, 57 % die Beantwortung von Anfragen. Diese Werte beschreiben Erwartungen, nicht den tatsächlichen Einsatz, und werden in Fachbeiträgen gelegentlich verwechselt.

Wo KI in der bAV heute arbeitet

• Anfragen beantworten: Chatbots und Assistenten für wiederkehrende Fragen zu Versorgungsordnung, Entgeltumwandlung, Übertragung oder Rentenbeginn, rund um die Uhr.
• Wissen erschließen: Suche in Versorgungsordnungen, Betriebsvereinbarungen, Tarifunterlagen und Altfällen. Besonders wertvoll, wenn erfahrene Fachkräfte in den Ruhestand gehen.
• Texte und Dokumente: Entwürfe für Schreiben, Zusammenfassungen langer Dokumente, Übersetzungen.
• Dokumente erfassen: Auslesen von Bescheinigungen, Gehaltsabrechnungen oder Formularen und Übergabe strukturierter Daten an das Verwaltungssystem, mit menschlicher Prüfung.
• Datenqualität: Hinweise auf Dubletten, Lücken und Unplausibilitäten zwischen HR-, Payroll- und bAV-Beständen.

Noch selten ist laut WTW die automatisierte Sachbearbeitung oder Datenprüfung im großen Stil. Der Grund ist meist nicht die Technik, sondern fehlende Teams, in denen bAV-Fachwissen und technisches Know-how zusammenkommen.

Zwei Beispiele aus der Praxis

Bosch: Der KI-gestützte Assistent ROB beantwortet Fragen der Beschäftigten in natürlicher Sprache und berücksichtigt dabei Land, Gesellschaft, Standort und Rolle. Für Fragen zur eigenen Anwartschaft verweist er bewusst auf den Online-Kontoservice, statt selbst Beträge zu nennen. Das ist ein gutes Beispiel für eine klare Grenze zwischen KI-Auskunft und verbindlichen Daten.

Hapev: Die Pensionskasse setzt KI standardmäßig bei der Erstellung von Berichten an die BaFin ein, einschließlich Stresstests. Mitarbeitende prüfen Datenquellen und Ergebnisse; die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit bleibt bei ihnen.

Wofür KI taugt und wofür nicht

Die wichtigste Unterscheidung in der bAV-Verwaltung ist die zwischen KI und regelbasierter Automatisierung:

Versicherungsmathematische Berechnungen müssen über Jahrzehnte reproduzierbar sein. Dafür sind deterministische Rechenkerne das richtige Werkzeug, nicht ein Sprachmodell. KI spielt ihre Stärke dort aus, wo Informationen unstrukturiert ankommen: in E-Mails, Scans, Freitexten. Auch regulatorisch ist das relevant: Regelbasierte Systeme sind in der Regel keine KI-Systeme im Sinne der KI-Verordnung; mehr dazu im Leitfaden zum EU AI Act in der bAV.

KI auf der Prüferseite: KIRA

Nicht nur Arbeitgeber und Versorgungsträger setzen KI ein. Die Deutsche Rentenversicherung erprobt mit KIRA ein System für risikoorientierte Betriebsprüfungen. Ein Modell markiert auffällige Muster in den übermittelten Daten und vergibt einen Kritikalitätswert von 1 bis 10; die Prüferinnen und Prüfer entscheiden selbst, ob sie den Hinweisen folgen. Trainiert wurde es mit anonymisierten Daten früherer Prüfungen. Der Regelbetrieb war für 2026 geplant.

Grundlage ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP): Seit 2023 sind Entgeltdaten grundsätzlich elektronisch zu übermitteln, seit 2025 auch Daten der Finanzbuchhaltung, auf Antrag mit Ausnahmen bis Ende 2026. Allein die DRV Bund führt jährlich rund 400.000 Betriebsprüfungen durch. Für Arbeitgeber heißt das: Fehler in Entgelt- und bAV-Daten werden mit größerer Wahrscheinlichkeit gefunden. Saubere Daten in der bAV-Verwaltung sind damit auch ein Prüfungsthema.

Der Einstieg in fünf Schritten

1. Prozesse auswählen: wiederkehrende Anfragen, dokumentenlastige Vorgänge, Datenabgleiche. Nicht mit der Leistungsberechnung anfangen.
2. Datenqualität prüfen: KI ist nur so gut wie die Bestandsdaten. Dubletten und Lücken zuerst bereinigen.
3. Rahmen setzen: Richtlinie, KI-Register, Freigabe, Betriebsrat und Datenschutz, wie im Leitfaden zur KI-Governance in HR und bAV beschrieben.
4. Klein erproben: ein Proof of Concept mit klaren Messgrößen, etwa Bearbeitungszeit, Rückfragequote, Fehlerquote.
5. Mensch entscheidet: KI bereitet vor, Menschen entscheiden. Das senkt Risiken unter DSGVO und KI-Verordnung und erhöht die Akzeptanz.

Häufige Fragen

Wie verbreitet ist KI in der bAV-Verwaltung?

In der WTW-Umfrage vom Dezember 2025 nutzen oder prüfen mehr als 80 % der befragten 24 Unternehmen KI-Werkzeuge. Regelmäßig im Einsatz sind vor allem Chatbots und Wissensmanagement.

Kann KI Anwartschaften berechnen?

Sie sollte es nicht. Berechnungen gehören in regelbasierte, prüfbare Rechenkerne. KI kann Anfragen dazu verstehen und auf die verbindlichen Werte verweisen.

Was ist die größte Hürde?

Der Datenschutz, den 63 % der Befragten nennen. Lokal betriebene Modelle und eine saubere Datenschutz-Folgenabschätzung lösen viele Bedenken; mehr dazu in Lokale KI statt Black Box.

Was ist KIRA?

Ein KI-System der Deutschen Rentenversicherung, das bei Betriebsprüfungen auffällige Muster markiert und Prüfschwerpunkte vorschlägt. Die Entscheidung bleibt bei den Prüfenden.

Sie möchten KI in Ihrer bAV-Verwaltung erproben? Die KI-Assistenten von smart!bAV lesen Dokumente, beantworten Anfragen und prüfen Daten, lokal in Deutschland und mit menschlicher Kontrolle. Berechnungen bleiben in regelbasierten Rechenkernen. Termin für ein Gespräch vereinbaren.