KI in der betrieblichen Altersversorgung: Der Durchbruch ist da

Die Zahlen sprechen für sich: KI erobert die bAV-Praxis

Die im Dezember 2024 veröffentlichte WTW-Studie "Künstliche Intelligenz in der bAV-Administration 2025" liefert erstmals belastbare Daten zum KI-Einsatz in deutschen Unternehmen. Die Ergebnisse sind beeindruckend: Mehr als 80 Prozent der befragten Unternehmen setzen bereits KI-gestützte Werkzeuge ein oder befinden sich in der Testphase.

Die Studie basiert auf einer Befragung von 34 bAV-Verantwortlichen aus 24 Unternehmen über elf Branchen hinweg. Zusammen betreuen diese Organisationen mehr als 2,2 Millionen Mitarbeitende und Rentner – die Datenbasis ist also hochrelevant für den deutschen Markt.

Konkrete Anwendungsfälle: Wo KI heute schon arbeitet

Die WTW-Studie zeigt deutlich, in welchen Bereichen KI bereits konkret eingesetzt wird. An der Spitze steht die Datenanalyse und das Reporting: Etwa 70 Prozent der Unternehmen nutzen hier KI-Unterstützung. Die Technologie hilft dabei, große Datenmengen zu strukturieren, Muster zu erkennen und automatisiert Berichte zu erstellen – Aufgaben, die manuell Tage in Anspruch nehmen würden.

Auf Platz zwei folgt das Wissensmanagement mit 63 Prozent. KI-Systeme durchsuchen Wissensdatenbanken, bereiten Informationen kontextbezogen auf und stellen sie den Mitarbeitenden genau dann zur Verfügung, wenn sie gebraucht werden. Dies reduziert Suchzeiten erheblich und verbessert die Qualität von Entscheidungen.

Die Beantwortung von Mitarbeiteranfragen belegt mit 57 Prozent den dritten Rang. Hier kommen zunehmend intelligente Chatbots und digitale Assistenten zum Einsatz, die Standardfragen automatisiert beantworten können – rund um die Uhr und ohne Wartezeiten.

Praxisbeispiel: Automatisierte Dokumentenerfassung

Ein besonders interessantes Anwendungsfeld ist die automatisierte Erfassung und Auswertung von Ansässigkeitsbescheinigungen. KI-Systeme können diese Dokumente scannen, die relevanten Informationen extrahieren und direkt in die Verwaltungssysteme übertragen. Was bisher manuelle Dateneingabe erforderte, läuft nun weitgehend automatisiert ab.

Conversational AI: Der digitale First-Level-Support

Ein weiterer Bereich mit hohem Potenzial ist die Conversational AI. In der Versicherungsbranche übernehmen KI-basierte Sprach- und Textschnittstellen bereits heute einen erheblichen Teil der Kundenkommunikation. Für die betriebliche Altersversorgung bieten solche Systeme ähnliche Vorteile:

• Beantwortung von Fragen zur Anwartschaft ohne Wartezeit
• Statusabfragen zu laufenden Verfahren
• Erklärung von Leistungsbescheiden in verständlicher Sprache
• Unterstützung bei Formularen und Anträgen

Chancen: Was Unternehmen von KI erwarten

Die Erwartungen an KI in der bAV sind hoch – und durchaus realistisch. Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen rechnen mit spürbaren Effizienzgewinnen. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben soll Zeit und Ressourcen freisetzen, die für strategisch wichtigere Themen genutzt werden können.

Jeder zweite Befragte sieht Potenzial für eine höhere Service- und Prozessqualität. KI-Systeme arbeiten standardisiert und reduzieren damit menschliche Fehler. Zudem können sie Prozesse dokumentieren und nachvollziehbar machen – ein wichtiger Aspekt für Compliance und Revision.

Knapp die Hälfte rechnet mit einer spürbaren Entlastung der Fachkräfte von Routinetätigkeiten. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein entscheidender Faktor: Wenn repetitive Aufgaben automatisiert werden, können sich qualifizierte Mitarbeitende auf anspruchsvolle Beratungs- und Betreuungsaufgaben konzentrieren.

Herausforderungen: Die Grenzen der Technologie

So vielversprechend die Chancen sind – die Herausforderungen sind real und dürfen nicht unterschätzt werden. An erster Stelle steht der Datenschutz als dominierendes Hindernis für die Mehrheit der Unternehmen. In der bAV werden hochsensible personenbezogene Daten verarbeitet, die besonders geschützt werden müssen.

Die Qualität der KI-Ausgaben bereitet vielen Unternehmen Sorgen. Sogenannte "Halluzinationen" – also Fälle, in denen KI-Systeme plausibel klingende, aber falsche Informationen generieren – sind in einem Rechtsgebiet wie der bAV inakzeptabel.

Regulatorische Entwicklungen: KIRA kommt

Eine konkrete regulatorische Entwicklung verdient besondere Aufmerksamkeit: Ab dem 1. Januar 2025 setzt die Deutsche Rentenversicherung (DRV) das System KIRA ein – Künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen.

KIRA nutzt die seit 2023 verpflichtende elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) als Datengrundlage. Die Software überprüft eingereichte Daten auf Unregelmäßigkeiten, fehlende Nachweise oder fehlerhafte Beträge und kennzeichnet diese entsprechend.

Praktische Empfehlungen: Was Sie jetzt tun sollten

1. Potenzialanalyse durchführen

Identifizieren Sie Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial. Besonders geeignet sind:

• Wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben
• Prozesse mit großen Datenmengen
• Standardanfragen im Service-Center
• Dokumentenverarbeitung

2. Datenschutz und Compliance klären

Bevor Sie KI-Systeme einführen:

• Datenschutzrechtliche Prüfung durch Experten
• Klärung der Datenverarbeitung (on-premise vs. cloud)
• Dokumentation der KI-Systeme für Aufsichtsbehörden
• Einbindung des Betriebsrats

3. Mit Quick Wins starten

Beginnen Sie mit überschaubaren Projekten:

• Assistenzfunktionen für die Texterstellung
• Automatisierte Zusammenfassung von Dokumenten
• Einfache Chatbots für FAQ-Beantwortung

4. Kompetenzaufbau nicht vergessen

Die KI-Verordnung fordert KI-Kompetenz beim Personal. Investieren Sie in Schulungen für Ihre Mitarbeitenden und bauen Sie interne KI-Expertise auf.

5. Mensch und Maschine zusammenbringen

KI sollte die Fachkräfte unterstützen, nicht ersetzen. Gestalten Sie Prozesse so, dass KI Vorschläge macht und Menschen entscheiden.

Fazit: Die Transformation hat begonnen

KI in der betrieblichen Altersversorgung ist keine Zukunftsmusik mehr – sie ist bereits Realität. Über 80 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen oder testen KI-Werkzeuge, und die Anwendungsfälle werden zunehmend konkreter und produktiver.

Die Chancen sind erheblich: Effizienzgewinne, bessere Servicequalität, Entlastung der Fachkräfte und verbesserte Self-Service-Angebote. Gleichzeitig bleiben wichtige Herausforderungen bestehen, insbesondere beim Datenschutz, bei der Qualitätssicherung und bei der Erklärbarkeit von KI-Entscheidungen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einem ausgewogenen Ansatz: KI als Werkzeug zur Unterstützung menschlicher Expertise einsetzen, nicht als Ersatz. Unternehmen, die jetzt strategisch und verantwortungsvoll in KI investieren, werden sich Wettbewerbsvorteile sichern. Wer zögert, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren.

Die Transformation der bAV durch KI hat begonnen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um sie aktiv mitzugestalten.